Sistem Payroll Adalah – Bagi Anda yang sudah lama berkecimpung di dunia kerja, atau bagi Anda yang baru saja terjun ke dunia kerja, istilah penggajian pasti sudah pernah mendengarnya.
Payroll adalah sistem penggajian yang banyak digunakan di beberapa perusahaan di Indonesia. Apa yang dimaksud dengan Sistem Payroll? Mari simak penjelasannya agar Anda tidak bingung saat proses penggajian.
Apa yang Dimaksud dengan Sistem Payroll?
Sistem Payroll, sederhananya, adalah sistem untuk membayar karyawan pada tanggal yang telah ditentukan.
Sistem penggajian ini biasanya dikelola oleh departemen sumber daya manusia perusahaan. Penggajian jenis ini masih menggunakan slip gaji seperti sebelumnya untuk membuktikan upah yang diberikan kepada karyawan yang telah bekerja.
Dalam proses penggajian, perusahaan yang menggunakan sistem penggajian biasanya menentukan tanggal pembayaran gaji dan mendapatkan persetujuan dari karyawan.
Beberapa perusahaan biasanya menetapkan tanggal penggajian untuk karyawan yang akan dibayarkan sekitar tanggal 25-30 di bulan terakhir dalam satu tahun.
Selain itu, di bawah sistem ini, perhitungan penggajian dirinci pada slip gaji sebagai berikut
- Gaji pokok
- Tunjangan
- Bonus/insentif tambahan
- Pengurangan pajak
- Premi asuransi/asuransi kesehatan BPJS
- Subtotal pendapatan kotor
- Gaji bersih
Cara Kerja Sistem Payroll Adalah
Diadaptasi dari AshefaNews, sistem payroll melibatkan tiga proses.
1. Pembayaran di Muka
Proses ini biasanya melibatkan beberapa tahap pemeriksaan terhadap kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan penggajian, cuti, tunjangan, dan kebijakan kehadiran.
Selain itu, data dikumpulkan. Biasanya, tahap ini melibatkan tim dan departemen yang berbeda dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang data kehadiran dan fluktuasi gaji.
Tahap selanjutnya dari proses ini adalah memeriksa keabsahan data yang dikumpulkan. Pada tahap selanjutnya, data tersebut dianalisis, apakah sesuai dengan kebijakan perusahaan atau tidak.
Tahap ini memastikan bahwa karyawan tetap tidak diberhentikan atau karyawan tidak tetap tidak dimasukkan dalam daftar gaji.
2. Penggajian
Pada tahap ini, data yang telah divalidasi dimasukkan ke dalam sistem payroll untuk diproses. Proses ini akan menghasilkan penggajian bersih setelah pajak dan potongan yang diperlukan disesuaikan.
Setelah ini selesai, tahap selanjutnya adalah memeriksa dan memvalidasi data untuk mencegah kesalahan.
3. Pasca Penggajian
Pada tahap ini, semua pemotongan gaji yang diwajibkan, termasuk pajak (Pph) dan penghasilan kena pajak, dicatat. Tim manajemen penggajian kemudian mengirimkan laporan ke lembaga pemerintah terkait.
Selain itu, tim HR bekerja sama dengan tim keuangan untuk mencatat semua transaksi keuangan untuk proses penggajian.
Hal ini dikarenakan penggajian merupakan salah satu bagian terpenting dari biaya operasional dan perlu dicatat dalam pembukuan perusahaan.
Selain itu, manajemen penggajian harus memastikan keakuratan semua data penggajian yang dimasukkan ke dalam sistem akuntansi dan Enterprise Resource Planning (ERP) perusahaan.
Setelah data terkumpul, penggajian dapat dibayarkan dengan uang tunai, cek atau transfer bank. Biasanya, perusahaan membayar gaji langsung ke rekening bank karyawan.
Setelah gaji dibayarkan, perusahaan menerima laporan dari bank. Pernyataan ini berisi rincian seperti ID karyawan, nomor rekening bank dan jumlah gaji.
Jika perusahaan menggunakan perangkat lunak penggajian, biasanya akan lebih mudah untuk menerbitkan slip gaji dan mengirimkannya ke email atau akun karyawan.
Kemudian, setelah penggajian untuk bulan tertentu selesai, departemen keuangan atau tim manajemen akan meminta beberapa laporan, termasuk biaya penggajian karyawan berdasarkan departemen atau lokasi.
Mengapa Perusahaan Menggunakan Sistem Payroll?
Sistem payroll banyak digunakan oleh perusahaan karena sistem ini sangat terstruktur.
Adanya berbagai paket software payroll dalam mengelola penggajian karyawan memungkinkan departemen HR untuk membuat proses penggajian menjadi lebih efektif, terutama pada perusahaan dengan jumlah karyawan yang banyak.
Menggunakan sistem payroll juga memiliki manfaat sebagai berikut:
1. Mengurangi Risiko Kesalahan
Seperti yang Anda ketahui, penggajian bukanlah tugas yang mudah. Jika penggajian dihitung menggunakan metode lama, tidak jarang terjadi kesalahan, seperti salah hitung.
Karena jumlah karyawan yang banyak, tim HR membutuhkan sistem yang memudahkan penghitungan penggajian.
Berkembangnya sistem payroll ini telah mendorong munculnya sejumlah produk perangkat lunak pendukung. Membantu proses penggajian dan meminimalkan terjadinya kesalahan
2. Proses Perhitungan yang Lebih Akurat
Sistem payroll memungkinkan penghitungan pembayaran gaji secara sistematis dan terperinci, mulai dari pembayaran pajak, hingga potongan dan gaji bersih. Mampu menghasilkan laporan penggajian yang akurat.
3. Pelaporan yang Disederhanakan Kepada Pemerintah
Selain perhitungan yang akurat, manfaat dari sistem penggajian adalah memudahkan penyusunan laporan penggajian yang nantinya diserahkan kepada pemerintah.
Baca: Cara Memutar Uang 10 Juta dengan Investasi
Hal-hal yang Perlu Diingat Saat Menerima Gaji Melalui Sistem Payroll
1. Jumlah Kehadiran
Hal pertama yang harus selalu diperhatikan adalah kesesuaian antara jumlah gaji yang diterima dengan data kehadiran. Pastikan tidak ada absen yang belum dibayar atau tidak ada absen yang tercatat. Hal ini karena dapat mempengaruhi gaji yang diterima.
2. Potongan/Denda
Selain kehadiran, jangan lupa untuk memeriksa potongan dan denda. Hal ini biasanya terjadi dalam bentuk ketidakhadiran karena kesalahan di tempat kerja atau denda.
Selain itu, Anda perlu mengetahui potongan apa saja yang dikenakan dalam bentuk pajak. Ini karena tidak semua orang wajib membayar pajak. Salah satunya adalah orang dengan pendapatan kotor tahunan kurang dari Rp 54 juta dibebaskan dari pajak.
3. Bonus
Nah, yang satu ini adalah favorit saya. Jika Anda merasa memiliki kinerja yang baik dan sering memenuhi target yang ditetapkan oleh perusahaan, jangan lupa untuk memeriksa bagian bonus.
4. Upah Lembur
Jika Anda banyak bekerja lembur atau pada hari libur. Perhatikan upah lembur dan insentif. Bagian ini dirinci di bagian penggajian pada sistem penggajian normal.
5. Premi Asuransi
Premi dan kontribusi asuransi tidak dapat ditinggalkan. Dengan memperhatikan bagian ini, Anda dapat mengecek apakah perusahaan Anda masih memenuhi kewajibannya dalam memberikan tunjangan asuransi kesehatan.
Demikian penjelasan mengenai apa itu sistem payroll dan cara kerja sistem payroll.
