Apa itu Virtual Office? Cara Kerja dan Manfaat untuk Perusahaan

Apa itu Virtual Office

virtual office | Di era transformasi digital, dunia maya memberikan berbagai solusi. Saat ini, hampir semuanya dapat dilakukan melalui Internet, hiburan, belanja, kontrol keuangan, akuntansi, dll.

Di antara banyak layanan yang kita lihat dan dengar dari “online”, satu konsep memiliki nama yang mungkin menimbulkan banyak pertanyaan: virtual office.

Apa itu Virtual Office?

Mungkin, jika Anda adalah pendiri perusahaan startup, pasti sering mendengar istilah “virtual office” atau “kantor virtual”. Apa itu kantor virtual? Yang dimaksud kantor virtual adalah kantor yang penyewa hanya memiliki satu alamat kantor.

Namun, mereka tidak memiliki ruang fisik di kantor.

Oleh karena itu, definisi virtual office adalah Anda hanya memiliki satu kantor “virtual”. Sekalipun Anda tidak memiliki ruang kantor di dalam gedung, perusahaan Anda tetap terdaftar di perusahaan yang bekerja di kantor tersebut.

Oleh karena itu, Anda hanya memiliki kantor “virtual”, bukan kantor fisik.

Bagaimana cara kerja virtual office?

Banyak perusahaan menyediakan layanan virtual office di berbagai kota dan negara bagian, tergantung Anda. Penting untuk diingat bahwa Anda berasal dari satu kota dan ingin menetap di negara bagian atau kotamadya lain.

Untuk sebagian besar perusahaan, ketika perusahaan tidak ingin membayar pajak berganda, pembukaan ini akan dibuka di berbagai kota atau bahkan negara bagian, jadi harus beroperasi di wilayah yang sama dengan penyedia layanan.

Bagaimana cara menyewa virtual office?

Dalam setiap kasus, prosedur menyewa kantor berbeda-beda. Ini bisa terjadi saat membuka perusahaan atau mengubah alamat perusahaan. Saat memulai bisnis, dokumen dari virtual office (mis. perjanjian sewa) diperlukan.

Baca:  Cara Jualan Online Cepat Laku dalam 5 Langkah Mudah

Itu tergantung di mana mendirikan kantor virtual dan persyaratan bisnis. Jika berubah, ikuti langkah yang sama. Satu-satunya perbedaan adalah bahwa ini akan menjadi perubahan ke alamat virtual, bukan pembukaan langsung.

Pertanyaannya: Bagaimana jika saya memerlukan bukti alamat dengan nama saya atau dokumen yang berisi alamat perusahaan? Untuk virtual office, ia tidak memiliki rekening, dokumen resmi, dan kuitansi lain yang mewakili perusahaan.

Oleh karena itu, harap berhati-hati, tetapi semua informasi koneksi yang diperlukan antara kantor dan kontraktor akan dibuat saat menyewa. Untuk kebanyakan situasi yang melibatkan kebutuhan akan bukti, dokumen ini biasanya cukup.

Korespondensi

Dalam konsep kantor virtual, sangat tepat untuk menjelaskan beberapa tujuan paling umum bagi mereka yang mencari opsi ini. Manajemen komunikasi, menjawab panggilan dan menggunakan ruang rapat adalah layanan yang disewa oleh perusahaan.

Biasanya mereka memiliki tenaga profesional seperti resepsionis, operator telepon dan jasa kurir. Misalnya, saat Anda menerima surat, Anda dapat memilih untuk mengambilnya di tempat, memindai untuk dikirim, atau mengirimkannya ke alamat tertentu.

Apakah akan membebankan biaya untuk operasi ini adalah kebijakan perusahaan. Untuk menggunakan ruang pertemuan, harap mencapai kesepakatan sebelum menggunakannya.

Dan saat menjawab telepon, operator dapat melakukan semua layanan atas nama perusahaan.

Untuk siapa virtual office ini?

Biasanya ini menjadi pilihan yang sangat menarik bagi para pengusaha yang ingin membuka perusahaan jasa, model ini tidak membutuhkan tenaga profesional untuk bekerja di lingkungan perusahaan karena dapat memberikan jasa langsung di alamat pelanggan.

Pintunya bahkan online. Umumnya, proses pembukaan di alamat-alamat ini akan lebih cepat, karena hanya berupa titik kontak, bukan dibuat. Oleh karena itu, kebutuhan akan banyak lisensi dihilangkan.

Baca:  Cara Mendapatkan Modal Usaha dan Pengelolan Keuangan UKM

Selain bersifat terbuka, ketika perusahaan ingin mengubah alamat fisik menjadi alamat yang hanya digunakan untuk komunikasi, virtual office juga dapat digunakan dalam situasi lain, seperti proses perubahan alamat.

Apa kelebihan dan kekurangannya?

Bagi perusahaan atau profesional yang tidak memiliki alamat fisik untuk memulai aktivitas dan tidak perlu bekerja secara langsung, memilih kantor virtual merupakan keuntungan.

Selain itu, keuntungan lainnya adalah Anda tidak perlu khawatir tentang akun, pemeliharaan, dan infrastruktur situs. Untuk perusahaan yang mulai tumbuh atau startup, ini dapat menunjukkan pengurangan biaya yang signifikan.

Untuk perusahaan besar, virtual office mungkin tidak begitu menguntungkan karena memakan banyak ruang dan sudah memiliki neraca.

Dalam beberapa tahun terakhir, banyak perusahaan memilih kantor virtual karena biayanya yang rendah. Namun, penting untuk memeriksa bagaimana layanan ini disediakan dan kualitas profesional yang terlibat.

Bagaimanapun, nama perusahaan Anda akan dikelola oleh mereka. Jika ada layanan yang diberikan secara tidak benar, nama perusahaan Anda akan terancam.

Setelah menyelesaikan semua operasi verifikasi, cukup pilih virtual office yang ingin Anda gunakan dan mulai aktivitas. Tipnya adalah: banyak riset.

Default image
Syarif