Stock Opname merupakan persediaan sebenarnya dari persediaan di gudang untuk dijual. Tujuan inventarisasi ini adalah untuk mengetahui keakuratan pencatatan pembukuan yang merupakan fungsi dari sistem pengendalian internal.
Melalui inventaris ini, Anda akan memahami keakuratan inventaris. Jika ada ketidaksesuaian antara inventaris dan catatan pembukuan, mungkin ada transaksi yang tidak tercatat atau penipuan dalam inventaris.
Inventarisasi atau Stock Opname biasanya dilakukan pada akhir tahun. Namun, pada perusahaan yang menggunakan sistem pengendalian internal yang lebih terorganisir, inventarisasi dapat dilakukan setiap tiga hingga empat bulan.
Hal ini tentunya dipengaruhi oleh tingkat kepentingan dan kemampuan persediaan, seiring dengan bertambahnya jumlah barang maka interval waktu persediaan semakin lama semakin panjang.
Dimungkinkan juga untuk menghitung antara hari kerja, tetapi hanya sebagian kecil yang dapat dihitung. Jika bisnis Anda telah menerapkan sistem komputerisasi, Anda dapat melakukannya.
Tujuan Stock Opname
Melakukannya tidak hanya dapat menemukan inventaris perusahaan, tetapi juga membantu menghitung kas, aset, piutang, dan hutang. Di beberapa perusahaan, aktivitas ini dilakukan untuk menghitung persediaan dan kas.
Namun khususnya pada perusahaan manufaktur biasanya dilakukan untuk mengetahui persediaan bahan baku, bahan penolong, produk setengah jadi dan produk jadi.
Apakah orang yang secara umum bertanggung jawab untuk melakukan tugas Stock Opname adalah auditor dari pencatat inventaris internal perusahaan? Dengan cara ini, Anda dapat beroperasi secara mandiri, dengan harapan akan memberikan hasil yang benar-benar akurat.
Apabila ditemukan ketidaksesuaian setelah melakukan Stock Opname, maka langkah selanjutnya akan disesuaikan dengan kebijakan perusahaan Anda. Jika selisihnya tidak mencukupi, selisih tersebut dapat ditanggung oleh perusahaan untuk membuat jurnal penyesuaian.
Namun, jika peraturan perusahaan Anda mengharuskan petugas inventaris untuk menutupi kekurangan tersebut, maka tidak perlu menyesuaikan entri kecuali harga penggantian berbeda dari harga pokok penjualan.
Periode Stock Opname
Biasanya menurut kebijakan perusahaan, persediaan dilakukan pada akhir tahun atau bahkan setiap akhir bulan. Berbeda dengan perusahaan yang memiliki SPI rapi, proses ini biasanya dilakukan setiap triwulan dan setiap triwulan.
Penentuan waktu yang tepat untuk melakukan Stock Opname dapat disesuaikan dengan tingkat kepentingan dan kemampuan perusahaan.
Pada beberapa perusahaan, untuk mengurangi risiko ketidaksesuaian persediaan, kegiatan penghitungan persediaan atau Stock Opname ini dilakukan setiap awal bulan.
Tujuannya adalah untuk memahami perbedaan persediaan dan menemukan akar penyebab dari analisis perhitungan. Jika alasannya jumlah barang, maka interval waktu penghitungan akan lebih lama. Anda bisa melakukan aktivitas ini pada hari kerja atau saat perusahaan tidak buka atau beroperasi.
Manfaat mengatur dan menghitung Stock Opname (Persediaaan barang Digudang)
Beberapa manfaat mengatur dan menghitung persediaan barang atau Stock Opname adalah sebagai berikut:
- Minimalkan penyimpangan barang, apakah tidak mencukupi atau berlebihan.
- Jika ada kekurangan barang atau kelebihan barang, tidak mungkin untuk melanjutkan dengan cepat, jangan sampai persediaan menjadi kosong.
- Ini dapat digunakan sebagai analisis tahun-tahun sebelumnya agar Anda dapat memahami perkembangan perusahaan.
- Pahami arus masuk dan keluar barang secara tepat.
- Anda harus mengetahui kondisi barang di gudang tersebut.
Kapan Stock Opname Dilaksanakan?
Jawabannya tergantung pada kebijakan perusahaan yang disetujui. Setiap perusahaan memiliki kebijakannya sendiri-sendiri dalam mengatur waktu aktivitas persediaan.
Berbagai jenis perusahaan juga memiliki kebijakan yang berbeda untuk menentukan kapan harus melakukan Stock Opname ini.
Biasanya jangka waktu penghitungan persediaan adalah setahun sekali, setiap triwulan (4 bulan), setiap triwulan (3 bulan), atau bahkan sebulan sekali.
Tetapi kebanyakan perusahaan menghitung dan memeriksa persediaan secara triwulanan, karena proses ini membutuhkan banyak waktu.
Selain itu, personel juga harus mengecek semua barang dan kondisinya secara detail. Namun dengan adanya teknologi barcode milik perusahaan membuat proses inventori menjadi lebih mudah.
Untuk mengurangi risiko ketidaksesuaian persediaan, beberapa perusahaan melakukan aktivitas penghitungan persediaan pada setiap awal bulan. Tujuannya adalah untuk memahami perbedaan persediaan dan menemukan akar penyebab dari analisis perhitungan.
Jika alasannya adalah banyaknya item maka interval atau jarak waktu inventarisasi item akan lebih lama. Anda bisa melakukan aktivitas ini pada hari kerja atau saat perusahaan tidak sedang beroperasi.
Tips melakukan Stock Opname
Ketika belum melihat contoh laporan Stock Opname, yang terbaik adalah memahami langkah-langkah Stock Opname. untuk melakukan Stock Opname sebagai berikut:
- Langkah pertama adalah mencegah barang masuk dan keluar dari perusahaan sehingga tidak ada perbedaan yang berlebihan atau tidak mencukupi dalam perhitungan di masa mendatang.
- Persediaan yang paling efektif dilakukan selama hari libur, sehingga tidak ada transaksi masuk dan keluar yang akan dilakukan.
- Jika lokasi gudang lebih dari satu, maka perhitungan persediaan harus dilakukan oleh lebih dari satu orang untuk mencapai jumlah maksimal.
- Sebelum melakukan Stock Opname, harap pastikan bahwa semua dokumen yang diperlukan sudah lengkap. Lakukan penghitungan dengan cermat dan teliti untuk menghindari kesalahan data.
Setelah mengetahui hasil perhitungan fisik, langkah selanjutnya adalah membandingkan pencatatan jumlah barang yang tersedia di gudang pada buku.
- Buat laporan inventaris.
- Laporkan hasil laporan inventaris.
Jika sudah mengetahui langkah-langkah tersebut, Anda bisa mulai mempraktikkan cara ini untuk mendapatkan hasil dari daftar produk yang bersih dan akurat. Ini juga menghindari beberapa kesalahan yang mungkin terjadi kapan saja.
Gunakan software akuntansi untuk memastikan Stock Opname aman
Proses inventaris merepotkan dan memakan waktu. Namun dengan menggunakan software akuntansi online, Anda tidak perlu lagi memantau dan menghitung persediaan secara manual.
Anda juga dapat membuat laporan persediaan satu per satu. Karena software akuntansi akan memberikan kemudahan dalam proses pemantauan dan penghitungan persediaan barang, sehingga Anda dapat menggunakan data real-time untuk menghasilkan laporan secara akurat.
